Introducción

Este trabajo tiene como propósito aplicar la NORMA GTC 185 para la gestión de documentos formales en nuestra compañía, en esta se establecen los lineamientos para la gestión de documentos organizacionales, basados en normas ICONTEC; la cual contiene diferentes herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor presentación y formalidad. Esto con el fin de facilitar las comunicaciones escritas y tecnológicas en Trabajando Juntos SAS optimizando así los recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la calidad en cada uno de los procesos internos en las áreas de trabajo. Estas orientaciones permiten el desarrollo y comprensión de la información que se transmite en la compañía, de una manera organizada y completa.

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES   

CARTA

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente en las relaciones entre organizaciones y sus empleados.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN       

   

• ·         tratar un solo tema por comunicación
• ·         redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
• ·         usar tratamiento respetuoso y cortes
• ·         redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural
• ·         emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo

UTILIZACIÓN DE LA CARTA

1. ·         informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes
2. ·         regular o aclarar una situación
3. ·         tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
4. ·         dar respuesta a una comunicación recibida
5. ·         reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente
6. ·         solicitar detalles sobre un asunto determinado
7. ·         impugnar o corregir una situación etc.

CLASES DE CARTAS

• ·         Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización.
• ·         Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del estado.
• ·    Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permiten utilizar un lenguaje informal.

PARTES DE LA CARTA

1. ·         Código
2. ·         Lugar de origen y fecha de elaboración
3. ·         Datos del destinatario
4. ·         Asunto
5. ·         Saludo
6. ·         Texto
7. ·         Despedida
8. ·         Remitente
9. ·         Cargo
10. ·         Anexos
11. ·         Copia
12. ·         Transcriptor

Esquema de carta

MEMORANDO

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: 

-       Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización;

-       Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes y en modo impersonal o en primera persona del plural;

-       Distribuir el texto de acuerdo a su extensión; y

-       Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

 UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

-       Informar sobre un hecho en forma breve;

-       Expresar necesidades;

-       Hacer requerimientos;

-       Regular o aclarar una situación;

-       Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

-       Dar respuesta a una comunicación recibida

PARTES DEL MEMORANDO

 ♥   Encabezado

•       Denominación del documento

 Se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenía y centrada.

•       Código
• 
  
•      Fecha

Se escribir  en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes y año

♥   Encabezamiento

Esta conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlineas libres y seguidas de dos puntos (:).

♥Asunto

Esta palabra se escribe con mayúscula sostenida seguida de dos puntos.

♥     Texto

El saludo esta incluido en el primer párrafo. Para efectos de presentación y redacción se debe tener en cuenta:

1. -          Tratar un solo tema por comunicación
2. -          Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
3. -          Usar tratamiento respetuosos y cortes;
4. -          Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural.
5. -          Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
6. -          Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
7. -          Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

♥      Despedida

Existen despedidas breves seguidas de coma  (,).

Ejemplos: Atentamente,

                Cordialmente,

               Sinceramente,

               Respetuosamente,

♥Remitente y firmas responsables

La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, solo debería aparecer la firma del remitente.

♥   . Líneas especiales

Si se requieren las líneas especiales, en la misma fuente y en un tamaño menor al utilizado en el texto.

Las líneas especiales son:

• ·         Anexos
• ·         Copia
• ·         Transcriptor

 Esquema de memorando

  

CIRCULARES

    Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente

   

      CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos

·         tratar un solo tema;-

·          iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;

·          redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;-

·          usar un tratamiento respetuoso y cortés;-

·          emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;-

·          utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y

·          distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

    CLASES DE CIRCULARES

•           La circular general se dirige a un grupo específico de personas.
•      La carta circular está dirigida en forma personalizada.

          PARTES

 ♥      Encabezado

De cero a una interlinea libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.

•        Código

Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del encabezado.

• Lugar de origen y fecha de elaboración

Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del código.

     ♥Encabezamiento y destinatarios

De dos a tres interlineas libres de la fecha, se escribe la palabra PARA, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario. La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería utilizar.

EJEMPLO 1   Estilo bloque

 PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

EJEMPLO 2 Estilo bloque extremo

PARA COORDINADORES ÁREAS DE SISTEMAS, LOGÍSTICA Y JURÍDICA

    ♥   Asunto 

 Se escribe a dos interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.

      ♥Saludo

 Se incluye en el inicio del texto.

      ♥Texto

 Se inicia de dos a tres interlineas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlinea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

     ♥Despedida

 Se escribe de una a dos interlineas libres del texto.

   ♥    Remitente y firmas responsables

Se escribe el remitente y el cargo

   ♥      Líneas especiales

Las líneas especiales son el anexo, las copias y el Transcriptor

   ♥     Identificación de páginas subsiguientes

El encabezado se escribe de tres a cuatro centímetros del borde superior de la hoja en papel sin membrete o a dos interlineas libres del logotipo o razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho

La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código o la fecha.

 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlineas libres del encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen derecho

.

EJEMPLO 1     Circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009                                                                    2

Esquema de circulares

ACTAS                

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica.

Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el Momento de su creación.

Requisitos:

Márgenes

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

Partes del acta

      ♥      Título.

 El título está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se Ubica centrado

    ♥     Denominación del documento y numero

Se escribe la palabra ACTA en mayúscula sostenida y centrada y a continuación el número consecutivo que corresponda

Ejemplo:

ACTA 001

     ♥    Encabezamiento.

El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, Hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúsculas sostenida.

    ♥   Lugar de origen y fecha de la reunión

Se escribe la palabra en mayúscula sostenida y seguida dedos puntos. Al frente escribes la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma.

Ejemplo:

          FECHA: Medellín, 14 de enero de 2012

•        Hora.

Se Escribes la palabra HORA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente escribes la hora de inicio y de finalización de la reunión. Ejemplo:

           HORA: De las 09:00 a las 16:00 horas

•        Lugar

Se  Escribes la palabra LUGAR, en Mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente escribes el sitio de la reunión.

           LUGAR: Hotel Intercontinental, Salón Diamante Asistentes. 

   ♥    ASISTENTES

En mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente escribes la relación de Nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla.
El cargo que desempeña cada Uno en la reunión, lo separas del nombre con coma y sigues el orden jerárquico Establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, lo ordenas alfabético por apellidos.

          Ejemplo

          ASISTENTES: Gloria Castro Botero, Presidenta

                                   Jaime Maldonado Muñoz Vicepresidente

•         Invitados.

 Se escribes la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos. Los nombres los escribes con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. Ejemplo:

INVITADOS: Marcela Sánchez López, Jefa de Sistemas

•         Ausentes.

Con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos, escribes la palabra AUSENTES, si los hay. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. 

Ejemplo:

AUSENTES: Pedro Lara Quintero, Delegado (con excusa)

Jaime Riascos Forero, Delegado (sin excusa)

    ♥    Orden del día.

A dos interlineas libres del último nombre y con mayúscula sostenida escribes la frase ORDEN DEL DÍA, seguida de dos puntos. se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.

 Ejemplo:

          1. Verificación del quórum

          2. Lectura y aprobación del acta anterior

         3. Presupuesto de producción

         4. Varios y sugerencias

   ♥    Desarrollo.

Con mayúscula sostenida escribes la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos. Se inicias el primer tema identificándolo con número arábigo.
El primer tema pude ser verificación de quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

   ♥  Compromiso

En el tema lectura, discusión y aprobación del acta anterior• debes indicar si fue aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten.

    ♥Convocatoria.

Si se programa una nueva reunión, escribes la palabra CONVOCATORIA  con mayúscula sostenida seguida de punto. A continuación escribes la fecha y hora de la próxima reunión. 

Ejemplo:

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en las oficinas de la sede de

Barranquilla, el 17 de febrero de 2011, a partir de las 09:000 horas.

   ♥ Firmas, nombres y cargo

El nombre completo de los firmantes responsables los escribes en mayúscula sostenida. El cargo con mayúscula inicial y sin centrar. Los nombres y cargos de los firmantes autorizados los repartes de manera que el de mayor jerarquía sea el primero En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben distribuidos por pares. Si el número de firmas es impar, la última se centra. 

Ejemplo:

MANUEL BOTERO CORREA JUAN CARLOS DIAZ SOTO

Presidente Secretario

    ♥Líneas especiales.

Si se requieren las líneas espaciales, se recomienda escribirlas a dos interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente pero con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

    ♥Anexo o Anexos.

     Se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado.
Se escribe a dos interlineas libres del cargo del remitente. La palabra anexo o anexo se escribe con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:), a un espacio se enuncia la cantidad, entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,). 

      Ejemplos:

           Anexo: uno (15 folios)

           Anexos: dos (ocho folios y un CD)

          Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto) 

    ♥   Identificación del redactor y Transcriptor  A dos interlineas libres del remitente o a una interlinea libre de anexos y copias se escribe el nombre y los apellidos de las personas que participaron en la redacción y transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineados.

INFORMES

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN

 En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

•         Tratar un solo tema por informe
•           Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;- usar tratamiento respetuoso y cortés
•          Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización    
•   disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas,

UTILIZACIÓN DEL INFORME

De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos

•          regular o aclarar una situación
•          informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos
•      tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
•        reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente
•       impugnar o corregir una situación, y
•        presentar detalles sobre un aspecto determinado.  

CLASES DE INFORMES

 Informes pueden ser:

a) resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas

b) informe corto, que consta de una a 10 páginas y

c) informe extenso, de 11 páginas en adelante.

Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de proyectos, de investigación o financieros

Informe corto

Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente). Se recomienda que el resumen incluya elementos como

•         encabezamiento: razón social, dependencia, código, título, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboración
•         autoría del informe corto
•      objetivos
•           conclusiones y recomendaciones (opcional), y
•        firma.

   ♥    Encabezamiento

Está compuesto por los elementos que se describen a continuación.

•     Razón social

 Solo se escribe cuando el papel no tiene membrete ni logotipo.

EJEMPLO        NAVITRANS S.A.

•       Dependencia 
• 
  
•          Código

Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes, se escribe en la misma línea de la dependencia. EJEMPLO    Departamento de Educación E-048

•      Título

Es el tema sobre el cual trata el informe. Se escribe a dos interlineas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado

EJEMPLO                            

 DEMANDA DE TEXTOS COMERCIALES

  ♥     Lugar de origen y fecha de elaboración

Se escribe contra el margen izquierdo a dos o tres interlineas libres del título en mayúscula sostenida, seguida de (:).

    ♥     Autoría del informe

Las palabras elaborado por, preparado por o responsable, según sea el caso, se escriben a dos interlineas libres de la fecha de elaboración, contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida, seguidas de dos puntos. Los datos de la fecha y del responsable del informe se tabulan a dos espacios de la expresión más larga. En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si están en igual condición de autoría, se relacionan por orden alfabético de apellido.

EJEMPLO

 ELABORADO POR: Simón Alberto Botero Rueda, Jhon Fredy Jiménez Álzate

    ♥    Objetivo

Describe en forma breve, el propósito del informe. Se recomienda presentarlo así: de dos a tres interlineas libres del último responsable del informe y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo seguida de (:) y con mayúscula sostenida. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.

EJEMPLO 

OBJETIVO: Dar a conocer avances científicos sobre estudios del cáncer.

   ♥      Capítulo

El informe corto puede constar de uno o varios capítulos. Para su presentación

   ♥     Páginas subsiguientes

Para su presentación véase el numeral 4.5.1.

EJEMPLO Informe económico E-048 2

   ♥    Conclusiones

Se sugiere que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, a dos interlineas libres del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia a una interlinea libre del título.

    ♥    Firmas, nombres y cargos

 Al finalizar el cuerpo del informe administrativo corto, el autor o autores lo firman. El nombre se escribe en mayúscula sostenido, de cuatro a cinco interlineas libres del último párrafo y a continuación, el cargo. Si son necesarias varias firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra.

 ♥      Rúbrica

De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda

  ♥     Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional

Para las demás líneas especiales, se deja una interlinea libre entre cada bloque.

EJEMPLO

 Anexos: tres (24 folios)                                                                                                                                            Copias: Dra. Blanca Vargas Olaya, Sub directora Redactor: Juan Carlos Donado Puentes Transcriptor: Margarita López Sierra

Informe extenso

Para la presentación de este tipo de informe, véase el numeral 5.2 de la NTC 1486.

   ♥   Generalidades

 El esquema de portada que se presenta a continuación es propio para este tipo de informe, porque identifica la organización o el área que lo genera.

    ♥Elementos finales del informe administrativo extenso

Estos elementos son propios de este tipo de informes, porque dentro de la organización es necesario  identificar los responsables.

         ♥ Firmas, nombres y cargos

 Al finalizar el cuerpo del informe administrativo extenso, el autor o los autores lo firman. E l nombre se escribe en mayúscula sostenido, de cuatro a cinco interlineas libres del último párrafo; a continuación, se escribe el cargo. Si son necesarias varias firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra.

    ♥Rúbrica

De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden escribir su rúbrica encada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.

     ♥Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional

Para las demás líneas especiales, se deja una interlinea libre entre cada una de ellas.

EJEMPLO Transcriptor: Claudia Jiménez Díaz

Partes del informe

     ♥  Encabezamiento 

Está compuesto por los elementos que se describen a continuación. 

     ♥Razón social

 Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización...
 EJEMPLO    

             CENDAP LTDA.

    ♥Dependencia
 Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen

  ♥ Código 

Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia. Véase el numeral

EJEMPLO      Departamento de Capacitación DC-0489.

    ♥Títulos

 el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlineas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado.

  ♥Lugar de origen y fecha de elaboración 

Se escribe en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).

    ♥Autoría del resumen ejecutivo

Los datos de la fecha de elaboración y del responsable del resumen         

       En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si están en igual condición de autoría, se relacionan por orden alfabético de apellido

     ♥Objetivos

    ♥Temas o numerales

      ♥ Conclusiones

    ♥Nombres, cargos y firmas

El nombre se escribe en mayúscula sostenida y a continuación el cargo

    ♥Líneas especiales

Esquemas de informes

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

 CERTIFICADOS 

El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).

Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:

      calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos

      registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, y

      becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros.

CONSTANCIAS

La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.

   ♥      Clasificación de las constancias 

•       tiempo de servicio
•            experiencia
•           salarios u honorarios
•         clases de trabajo
•          jornada laboral
•          cumplimiento de comisiones y
•         comportamiento del trabajador, entre otros.

      CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

•       redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
•       usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés)
•       emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo)
•       utilizar los formatos establecidos en cada organización;
•       distribuir el texto de acuerdo con su extensión)
•       suministrar la información en forma personalizada, y
•       expedir siempre en original.

♥      PARTES

•        CÓDIGO

Se escribe entre cero y una interlinea libre del margen superior para los tres casos  en el papel sin membrete,

♥      LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN

Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlineas libres del texto que lo precede

 Cuando la fecha se ubica al comienzo

EJEMPLO 1

Chiquinquirá, 4 de noviembre de 2009

- Cuando la fecha se ubica al final

♥      CARGO

El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos él o la, también en mayúscula sostenida, a una distancia de entre cuatro o cinco interlineas libres de la fecha y lugar de elaboración (dependiendo de la extensión del texto).

EJEMPLO   LA GERENTE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO

♥      Identificación del documento

Las expresiones certifican o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos (:). Se ubican a cuatro o cinco interlíneas libres del cargo, centradas y en mayúscula sostenidas.

♥      TEXTO

Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos interlineas libres de la identificación. En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.

En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia de preferencia se incluye el destinatario.

 Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlineas, según la extensión del texto.

♥      REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES

 Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta.

Esquema de constancia

ESCRITURA MECANOGRÁFICA DE NÚMEROS

Los años se escriben en cifra y sin punto: Ejemplo 2007

La escritura eventual de número dentro de un texto se debe efectuar de la siguiente manera: del UNO al NUEVE, en letras del 10 en adelante en cifra. Ejemplo: Hemos enviado a impresión dos plegables con un total de 12 hojas.

Cuando sea necesario expresar cantidades en letra se debe tener en cuenta que desde el dieciséis al treinta se escribe una sola palabra, desde el treinta y uno en adelante en tres palabras. Ejemplos:

16: Dieciséis 23: Veintitrés
17: Diecisiete 24: Veinticuatro
18: Dieciocho 25: Veinticinco
19: Diecinueve 26: Veintiséis
20: Veinte 27: Veintisiete
21: Veintiuno 28: Veintiocho
22: Veintidós 30: Treinta

NÚMEROS ROMANOS.

Los números romanos se utilizan para apertura de capítulos en los libros, divisiones importantes de material legislativo y literario, siglos y fechas conmemorativas. No obstante, su uso es muy poco frecuente en Digitación de Textos.

I = 1  XII = 12 L = 50
II = 2  XIII = 13 LX = 60
III = 3 XIV = 14 LXX = 70
IV = 4 XV = 15 LXXX = 80
V = 5 XVI = 16 XC = 90
VI = 6 XVII = 17 C = 100
VII = 7 XVIII = 18 CXC = 190
VIII = 8 XIX = 19 CC = 200
IX = 9 XX = 20 CCC = 300
X = 10 XXX = 30 CD = 400
XI = 11 XL = 40 M = 1000

NÚMEROS ORDINALES

Se escriben números ordinales cuando el orden de los artículos de leyes, normas, etc., están numerados. Los números ordinales más usuales son:


1º. Primer, primero, primera
2º. Segundo, segunda
3º. Tercer, tercero
4º. Cuarto, cuarta
5º. Quinto, quinta
6º. Sexta, sexto
7º. Séptima, séptimo
8º. Octavo, octava
9º. Noveno, novena
10º. Décima, Décimo
11º. Undécima, undécimo
12º. Duodécima, duodécimo
13º. Décima tercero, decimotercera, décimo tercio
14º. Decimocuarto, décimocuarta
15º. Décimoquinto, décimoquinto
20º. Vigésima (o)
30º. Trigésima (o)
40º. Cuadragésima (o)
50º. Quincuagésima (o)
60º. Sexagésima (o)
70º. Septuagésima (o)
80º. Octogésima (o)
90º. Nonagésima (o)
100º. Centésima (o), centenario

CONGRESO, ASAMBLEA Y CUERPO MILITAR

Los números que sirven de identificación a Asamblea, Reuniones y Congresos o Entidades de todo tipo suelen ser ORDINALES y deben escribirse en letras y con mayúscula inicial cada palabra. Ejemplo:

Se celebra el Octavo Congreso Mundial de Medicina
Ese oficial pertenece a la Cuarta Compañía del Tercer Escuadrón
Riohacha celebró su Cuadragésimo Segundo Aniversario

HORA INTERNACIONAL

La denominación de hora local se debe utilizar según modelo internacional de 24 horas. Ejemplo: La reunión es de las 14:00 a las 16:00 horas

01:00 Una de la mañana
02:00 Dos de la mañana
03:00 Tres de la mañana
12:00 doce del medio día
13:00 Una de la tarde
14:00 Dos de la tarde

ESCRITURA DE SIGNOS ESPECIALES

-LINEA OBLICUA (/)

La línea oblicua se emplea para la escritura de fraccionarios y abreviaturas. Ejemplo 4/13, B/quilla.

-COMILLAS (“)

Se utiliza para encerrar frases textuales o completas de un párrafo. También se usan para expresar segundos y pulgadas, en este caso se marcan inmediatamente después del número sin dejar espacios.

-NUMERO (#)

Este signo se escribe antes de la escritura y no se da espacio entre ellos, se usa en facturas y documentos contables pero no en la carta comercial. Se escribe después de la cifra para representar el signo libras. Ejemplo

Factura #34
134# de trigo

Nota: En la carta comercial se omite este signo. Las direcciones se escriben así:

Calle 12 15-02 o Calle 12 No. 15-02
Carrera 7 No. 12-16

-PESO ($)

Entre este signo y el número que sigue no se deja espacio, pero cuando los números están en una columna para sumar se deja separado y se coloca sólo frente al primer número de la columna y del total. Ejemplo

   $525
  1.130
         5
$1.660

El valor de la mercancía es de $700.800
La casa tiene un valor de $9.000.000

-TANTO POR CIENTO (%)

Los porcentajes se expresan en cifras, escribiendo luego el símbolo. Pero cuando se expresan o presentan una sucesión de porcentajes la palabra “por ciento” se escribe al final de la última cantidad. Ejemplo:

Concedemos un descuento del 20%
Las alzas en los precios están propuestos entre un 10, 20 y 25 por ciento.

- RAYA (_)

Se emplea para subrayar títulos o subtítulos y, en general cuando se desea resaltar alguna parte de un párrafo. Ejemplo:

Subrayaré mi nombre: María del Pilar.

-SIGMA (&)

Este signo se usa en razones sociales y equivale a la letra “Y” Ejemplo:

Nicolás González & Cía.

-APOSTROFO (‘)

Se usa para expresar minutos también se emplea para expresar pies cuando estos representan una medida y van acompañado de número. Ejemplo:

El tiempo empleado fue 3’
La nevera tiene 3’

-ABRIR Y CERRAR PARÉNTESIS ( )

La técnica para escribir los signos de abrir y cerrar paréntesis es la siguiente:

Deje dos espacios antes de abrir paréntesis
Marque el signo de abrir paréntesis
Escriba sin dejar espacios
Marque el signo de cerrar paréntesis
Deje dos espacio antes de continuar la escritura. Ejemplo:

A las 6:00 de la mañana (cuando sales el sol) deberán estar listos los jugadores

-GUION (-)

Este signo se utiliza para dividir palabras al final del renglón. En ocasiones se emplea también para remplazar los paréntesis